1 會計 檔案整理方法

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經(jīng)濟(jì)活動的記錄和反映。因此下面小編就來給大家介紹一下會計檔案整理方法，快來看看吧。

(一)會計檔案的分類

各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案按其形成特點(diǎn)和形式，采用形式(名稱)——年度分類法。按形式(名稱)分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他四類，每個類別再按年度分開。

(二)整理立卷

1.會計憑證

將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表，按照編號順序，去掉金屬物，選取適當(dāng)厚度(一般不超過2厘米)為一冊，加上封面封底，裝訂成冊。

裝訂時，以上邊和左邊整齊為準(zhǔn)，右邊和下邊要求折疊整齊，用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角，由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人加蓋騎縫章。

一冊為一卷。會計憑證案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數(shù)，保管期限，檔號，并由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。

對于數(shù)量過多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

2.會計賬簿

會計賬簿的整理立卷比較簡單，這是由于會計賬簿在形成時，一般都有固定的格式和明確的分類，所以在年終結(jié)賬、決算后稍加整理，一本賬簿就可以成為一個案卷。

3.財務(wù)報告

月度、季度、年度財務(wù)報告應(yīng)分別裝訂立卷，一本為一卷。

決算審核意見書、審計報告等應(yīng)分別附在該期財務(wù)報告后一起裝訂，卷內(nèi)須逐頁順序編寫頁碼。

財務(wù)報告案卷封面應(yīng)寫明單位名稱、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、報表名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限、檔號，并由會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人分別簽名或蓋章。

4.其他類會計檔案的整理立卷

各單位會計機(jī)構(gòu)、會計人員對其他類會計檔案要認(rèn)真收集、審查、核對，并分別進(jìn)行整理立卷。會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊應(yīng)單獨(dú)裝訂立卷，單獨(dú)編制卷號。

會計檔案案卷后應(yīng)附備考表。卷內(nèi)若有需要說明的情況和問題，可在備考表上說明。

各單位應(yīng)將整理立卷的會計檔案分別裝入卷盒(視其厚度，一個盒子可裝一卷或數(shù)卷)，卷盒形式要統(tǒng)一、整齊、美觀。

(三)排列

會計檔案案卷的排列可采取年度——類別，或類別——年度，然后按保管期限長短排列。期限長的排在前頭，期限短的排在后頭。

(四)會計檔案的編目與編號

1.會計檔案的立卷編目

(1)擬制案卷題名

各類案卷一般都應(yīng)當(dāng)擬制有規(guī)范的題名，以便為日后查找和利用提供一個基本的檢索標(biāo)識。

(2)填寫卷內(nèi)目錄

除了訂本賬、會計憑證外，其他會計檔案的案卷均應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄應(yīng)用于長久和長期(保存年限在15年以上者)保管的案卷，按照格式用耐久或比較耐久的書寫字跡材料書寫或打印。

(3)案卷封面其他項目的編目

①立卷部門。應(yīng)填寫具體的內(nèi)部機(jī)構(gòu)的名稱。

②類別。應(yīng)填寫會計報表、會計賬簿、會計憑證等不同的類別名稱。

③起止時間。應(yīng)填寫會計記錄或會計文件的最早和最晚形成時間。

④檔案號。應(yīng)填寫全宗號+目錄號+卷號或冊號或者年度號+分類號+案卷號或冊號等。

(4)備考表的編目

除了訂本賬和會計憑證組成的案卷外，其他案卷一般均應(yīng)加入備考表。備考表的內(nèi)容一般包括以下兩個方面：

①本卷需要說明的情況。歸檔前的情況：如頁數(shù)、價值、保管情況、相關(guān)文件的檔案號等。歸檔后的情況：如鑒定后卷內(nèi)文件的變更情況、保管狀況(字跡狀況、載體狀況等)。另外，案卷中文件的缺損、補(bǔ)充及移出等需要說明的情況，也可以寫入備考表。

②本單位財務(wù)負(fù)責(zé)人、立卷人或經(jīng)辦會計人員的簽章。

(5)卷脊的編目

案卷卷脊的編目項目一般包括：全宗號、目錄號、冊號、類別、保管期限、憑證號等。

2.會計檔案的編號

會計檔案數(shù)量龐大，保管期限多樣，利用頻繁。為了最后固定會計檔案案卷分類排列的物理順序和空間位置，并為會計檔案的統(tǒng)計、保管和查找利用創(chuàng)造條件，我們必須對所有的會計檔案案卷進(jìn)行編號。因此，在案卷的排列編號上要盡量適應(yīng)本單位會計檔案形成的特點(diǎn)。

即按會計報表、會計賬簿、會計憑證和其它會計檔案四大類中，由于受保管期限不一、載體大小不一的制約，分別從1號逐年流水編號。

3.案卷目錄

《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)部門保管一年，期滿之后，原則上應(yīng)由財務(wù)會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。其中所謂的“編造清冊”，是指編制案卷目錄。

會計檔案案卷目錄，是以案卷為單位進(jìn)行登記編制的，記錄和反映案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是一種傳統(tǒng)的手工管理性檢索工具，又稱“案卷名冊”。

2會計檔案整理步驟

給會計檔案分類及編碼

(1) 會計檔案一般分為：會計憑證、會計帳簿、財務(wù)報告、其它。

(2)會計檔案編碼示例：①會計憑證②會計帳簿 J2③財務(wù)報告 J3④其它

給會計檔案分年度

分類后按年度分檔案。

確定會計檔案保管期限

根據(jù)會計檔案管理的要求，確定會計檔案的保管期限。

排列會計檔案案卷

在一個類別的會計檔案內(nèi)，按年度、保管期限將檔案順序排列。

填寫會計檔案內(nèi)容

(1) 全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個看情況，許多單位不需要這個。

(2)目錄號：目錄的編號。

(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內(nèi)只有一個，不能重復(fù)。

制作會計檔案目錄

目錄應(yīng)包含：序號、類別、檔案標(biāo)題、起止時間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)、備注。

打印會計檔案目錄

將目錄打印出來，一式三份。

會計檔案歸檔

檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。填寫《會計檔案移交清冊》，移交單位檔案管理部門管理。

3會計檔案整理要求

新《管理辦法》在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進(jìn)行了相應(yīng)規(guī)定，主要包括：

一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規(guī)定會計檔案包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

二是規(guī)定滿足一定條件時單位內(nèi)部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。

三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定;特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

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