1 會計 檔案整理方法

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對一個單位經濟活動的記錄和反映。因此下面小編就來給大家介紹一下會計檔案整理方法，快來看看吧。

(一)會計檔案的分類

各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。會計檔案按其形成特點和形式，采用形式(名稱)——年度分類法。按形式(名稱)分為會計憑證、會計賬簿、財務報告、其他四類，每個類別再按年度分開。

(二)整理立卷

1.會計憑證

將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表，按照編號順序，去掉金屬物，選取適當厚度(一般不超過2厘米)為一冊，加上封面封底，裝訂成冊。

裝訂時，以上邊和左邊整齊為準，右邊和下邊要求折疊整齊，用棉線在左上角裝訂，并用紙包封裝訂角，由會計機構負責人、立卷人加蓋騎縫章。

一冊為一卷。會計憑證案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號、張數，保管期限，檔號，并由會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。

對于數量過多的原始憑證，如收、發料單等，可以按上述要求單獨裝訂成冊，加上封面封底，并在封面注明記賬憑證日期、編號，存放在其他類會計檔案中，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。

2.會計賬簿

會計賬簿的整理立卷比較簡單，這是由于會計賬簿在形成時，一般都有固定的格式和明確的分類，所以在年終結賬、決算后稍加整理，一本賬簿就可以成為一個案卷。

3.財務報告

月度、季度、年度財務報告應分別裝訂立卷，一本為一卷。

決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后一起裝訂，卷內須逐頁順序編寫頁碼。

財務報告案卷封面應寫明單位名稱、內部機構名稱、報表名稱、所屬年度、卷內張數、保管期限、檔號，并由會計機構負責人、立卷人分別簽名或蓋章。

4.其他類會計檔案的整理立卷

各單位會計機構、會計人員對其他類會計檔案要認真收集、審查、核對，并分別進行整理立卷。會計移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊應單獨裝訂立卷，單獨編制卷號。

會計檔案案卷后應附備考表。卷內若有需要說明的情況和問題，可在備考表上說明。

各單位應將整理立卷的會計檔案分別裝入卷盒(視其厚度，一個盒子可裝一卷或數卷)，卷盒形式要統一、整齊、美觀。

(三)排列

會計檔案案卷的排列可采取年度——類別，或類別——年度，然后按保管期限長短排列。期限長的排在前頭，期限短的排在后頭。

(四)會計檔案的編目與編號

1.會計檔案的立卷編目

(1)擬制案卷題名

各類案卷一般都應當擬制有規范的題名，以便為日后查找和利用提供一個基本的檢索標識。

(2)填寫卷內目錄

除了訂本賬、會計憑證外，其他會計檔案的案卷均應填寫卷內目錄。卷內目錄應用于長久和長期(保存年限在15年以上者)保管的案卷，按照格式用耐久或比較耐久的書寫字跡材料書寫或打印。

(3)案卷封面其他項目的編目

①立卷部門。應填寫具體的內部機構的名稱。

②類別。應填寫會計報表、會計賬簿、會計憑證等不同的類別名稱。

③起止時間。應填寫會計記錄或會計文件的最早和最晚形成時間。

④檔案號。應填寫全宗號+目錄號+卷號或冊號或者年度號+分類號+案卷號或冊號等。

(4)備考表的編目

除了訂本賬和會計憑證組成的案卷外，其他案卷一般均應加入備考表。備考表的內容一般包括以下兩個方面：

①本卷需要說明的情況。歸檔前的情況：如頁數、價值、保管情況、相關文件的檔案號等。歸檔后的情況：如鑒定后卷內文件的變更情況、保管狀況(字跡狀況、載體狀況等)。另外，案卷中文件的缺損、補充及移出等需要說明的情況，也可以寫入備考表。

②本單位財務負責人、立卷人或經辦會計人員的簽章。

(5)卷脊的編目

案卷卷脊的編目項目一般包括：全宗號、目錄號、冊號、類別、保管期限、憑證號等。

2.會計檔案的編號

會計檔案數量龐大，保管期限多樣，利用頻繁。為了最后固定會計檔案案卷分類排列的物理順序和空間位置，并為會計檔案的統計、保管和查找利用創造條件，我們必須對所有的會計檔案案卷進行編號。因此，在案卷的排列編號上要盡量適應本單位會計檔案形成的特點。

即按會計報表、會計賬簿、會計憑證和其它會計檔案四大類中，由于受保管期限不一、載體大小不一的制約，分別從1號逐年流水編號。

3.案卷目錄

《會計檔案管理辦法》規定：當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務部門保管一年，期滿之后，原則上應由財務會計部門編造清冊移交本單位的檔案部門保管。其中所謂的“編造清冊”，是指編制案卷目錄。

會計檔案案卷目錄，是以案卷為單位進行登記編制的，記錄和反映案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。它是一種傳統的手工管理性檢索工具，又稱“案卷名冊”。

2會計檔案整理步驟

給會計檔案分類及編碼

(1) 會計檔案一般分為：會計憑證、會計帳簿、財務報告、其它。

(2)會計檔案編碼示例：①會計憑證②會計帳簿 J2③財務報告 J3④其它

給會計檔案分年度

分類后按年度分檔案。

確定會計檔案保管期限

根據會計檔案管理的要求，確定會計檔案的保管期限。

排列會計檔案案卷

在一個類別的會計檔案內，按年度、保管期限將檔案順序排列。

填寫會計檔案內容

(1) 全宗號：檔案館指定的歸檔單位編號。這個看情況，許多單位不需要這個。

(2)目錄號：目錄的編號。

(3)案卷號：案卷的順序號，案卷內只有一個，不能重復。

制作會計檔案目錄

目錄應包含：序號、類別、檔案標題、起止時間、保管期限、卷內頁數、備注。

打印會計檔案目錄

將目錄打印出來，一式三份。

會計檔案歸檔

檔案整理完畢，裝入檔案盒，填寫檔案盒封面和背脊。填寫《會計檔案移交清冊》，移交單位檔案管理部門管理。

3會計檔案整理要求

新《管理辦法》在會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面對電子會計檔案均進行了相應規定，主要包括：

一是將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

二是規定滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。

三是要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定;特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

四是要求電子會計檔案的銷毀由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。

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